Dokumenter har en tendens til å bli hjemløse. Kontrakten ligger som vedlegg i en e-posttråd, tilbudet i nedlastingsmappen til den som skrev det, og den signerte versjonen som skannet PDF et sted ingen finner igjen.
Dokumentmodulen ligger i Workflow Panel og nås med samme pålogging som resten av Corporate Panel.
Arkiv med struktur
Dokumentene ligger i mapper du bestemmer selv, med tilgangsstyring per dokument og per gruppe. Du oppretter, redigerer og laster opp i samme flate.
Et arkiv skiller seg fra en delt mappe ved at det vet noe om dokumentet: hvem som eier det, hvem som har sett det, og hva som har skjedd med det underveis.
Versjoner
Hver lagring blir en versjon. Du kan gå tilbake og se hva som sto der før, og hvem som endret det.
Dermed slipper dere filnavn som kontrakt_endelig_v3_REVIDERT_ny.docx. Dokumentet er ett, og historikken ligger på det.
Konvertering og PDF
Dokumenter konverteres til PDF når de skal ut av huset, og PDF-en mellomlagres slik at den er klar neste gang uten ny konvertering.
«Send dette til kunden» krever dermed ikke at noen åpner et tekstbehandlingsprogram, eksporterer, finner filen og legger den ved.
Signering
Dokumenter kan signeres, både internt i panelet og gjennom DocuSeal for det som skal ut til eksterne parter.
Signaturene lagres på dokumentet, og signeringen etterlater et revisjonsspor sammen med resten av dokumenthistorikken. Spørsmålet om hvem som signerte og når, besvares i systemet framfor i en e-posttråd.
Deling og sending
Dokumenter deles med kolleger eller sendes ut. Delingen er styrt, slik at tilgangen følger personer du peker ut framfor alle som får tak i en lenke. Utsendte dokumenter loggføres, så du vet hva som faktisk gikk.
Der dokumenter møter resten av arbeidet
Her ligger begrunnelsen for at dokumentene bor i plattformen framfor i en frittstående skytjeneste.
Et dokument kan knyttes til en oppgave. Når «send kontrakt til kunden» er tildelt en person med frist, ligger kontrakten på oppgaven framfor i en melding om hvor kontrakten er lagret.
I chatten kan du feste en referanse til et dokument i samtalen. Referansen er en peker som ikke gir tilgang i seg selv, og den som klikker kommer inn bare dersom tilgangsreglene sier ja.
Agentene dine kan også opprette og skrive dokumenter i mapper de har tilgang til. Mer om det i artikkelen om agenter.
Hva du sitter igjen med
Mindre leting, færre versjoner i omløp, og et revisjonsspor som holder når noen spør et halvt år senere. Hver for seg små ting, som samlet flytter et arkiv fra å være en filhaug til å være en oversikt.
Neste del handler om AI Video. Forrige del handlet om nyhetsbrev.