«Noen burde ha gjort det» er en dyr setning. Den betyr som regel at arbeidet var kjent og at ingen eide det.
Oppgavemodulen ligger i Workflow Panel og nås med samme pålogging som resten av Corporate Panel.
Eier og dato
Hver oppgave har tittel, beskrivelse, en eller flere ansvarlige, frist og status: ikke startet, pågår eller fullført.
Tre statuser holder i praksis. Med elleve statuser ender halvparten med å stå ubrukt, og folk blir uenige om hva de betyr.
Oppgaven har også en alvorlighetsgrad, lav, middels eller høy, og en kategori. Alvorlighetsgraden sier hvor mye som står på spill dersom noe går galt, og fungerer dermed som noe annet enn en prioritetskø.
Hver oppgave får en ID som gir alle noe entydig å referere til i en e-post, en samtale eller et møte.
Historikk
Endringer loggføres. Du ser hvem som endret status, når det skjedde, og hva som ble kommentert underveis.
Det gjør at neste gang samme arbeid dukker opp, kan noen lese hvordan det ble løst framfor å gjette.
Gjentakende oppgaver
Arbeid som kommer igjen kan settes opp til å gjenta seg daglig, ukentlig, månedlig eller årlig.
Månedsrapporten, kontrollen av sikkerhetskopier, fornyelsen som forfaller i mars. Forutsigbare oppgaver er ofte de første som glipper, nettopp fordi ingen tenker på dem.
Godkjenning
En oppgave kan kreve godkjenning før den settes i gang, og ligger da som ventende til noen godkjenner eller avviser med en begrunnelse.
Det er nyttig for arbeid som koster penger, rører produksjon eller går ut til kunder, og modulen tvinger det ikke på alt annet.
Koblingen til resten
En oppgave kan bære et dokument, slik at kontrakten ligger på oppgaven som handler om kontrakten.
Den kan høre til et prosjekt med egne medlemmer, så større arbeid kan følges samlet.
Den kan refereres i chatten, slik at samtalen om arbeidet peker på arbeidet.
Og den kan opprettes, oppdateres og kommenteres av en agent. En agent som oppdager noe kan legge det inn selv, med kontekst, framfor å skrive det i en melding noen må lese og handle på.
Varsling
Forfalte oppgaver varsles på e-post til den ansvarlige, på personens eget språk. Norsk, engelsk eller swahili, valgt ut fra hva som er registrert på brukeren.
Varselet sendes én gang per oppgave og person per døgn. Ti påminnelser om det samme lærer folk å ignorere varsler.
Hva det gir
Færre saker som faller mellom stoler, en felles forståelse av hva som er i gang, og en historikk som gjør «hva skjedde med den saken» til et oppslag.
Neste del handler om chat-modulen.